财务部


行业案例1:数字化新标杆!柯尼卡美能达助力电力设计院实现财务高效自动化!

 

票据工作一直是企业财务工作中的重要内容,如何高效、准确地对传统票据进行处理是许多企业亟待解决的课题。上海某电力行业设计院成立于建国初期,是中国勘察设计综合实力百强单位,曾创造了中国电力设计史上多个第一,荣誉连连。但是,随着设计院规模的不断壮大,票据处理方面问题愈发凸显,如:大量进项发票无法验伪、因无法追溯电子发票的重复报销,不能放开使用电子发票,月底集中进行发票勾选认证消耗了大量的人力成本。


在经过多方考察后,该设计院最终选择了全球领先的数字化整合增值服务商——柯尼卡美能达为其提供了“印核票据管理解决方案”,以先进的票据管理系统替代费时重复的人工操作,从而大幅提升了该设计院的工作效率,帮助其实现了高效的财务票据数字化管理。


柯尼卡美能达印核票据解决方案示意图
柯尼卡美能达印核票据解决方案示意图


自动化票据处理 解放人力提升效率

在采用柯尼达美能达的印核票据管理软件之前,该设计院票据处理工作费时费力,每月的进项发票有2000多张,并且无有效手段对发票的真伪进行验证; 月底的时候,受限于当月进项当月抵扣的规定,勾选认证作业也让财务人员忙得不可开交,大量的重复工作使得财务人员工作效率相当低下,加班频繁。导入柯尼卡美能达印核票据管理系统后,该设计院快速实现了进项发票的自动验伪和勾选认证,减少了因发票验伪手段不足带来的税务风险,同时大大缓解了财务人员的工作压力,工作效率大幅提升。


快速追溯验重便利 优化财务数字管理

电子发票以其绿色环保、使用灵活方便的特点被越来越多地人所接受。当前,住宿、通信等众多行业也都开始推行电子发票业务。由于无法对电子发票的重复报销进行追溯,税务风险较大,所以该设计院一直没有放开电子发票的使用。而在导入柯尼卡美能达印核票据管理解决方案后,该设计院可通过系统实现对电子发票重复报销的快速追溯,因此逐步开放了电子发票的使用,从而进一步优化了财务票据的数字化管理,为其自身和员工都带来了极大的便利,赢得了设计院上下的交口称赞。


柯尼卡美能达


作为全球领先的数字化解决方案增值服务商,柯尼卡美能达一直致力于根植客户需求,不懈创新,为其提供切合其自身需求的个性化解决方案。柯尼卡美能达印核票据管理解决方案不仅显著降低了企业财务人员的人力和时间消耗,更真正地帮助企业实现了高效、准确的财务票据数字化管理,今后将助力更多中国企业优化财务管理数字化流程,实现企业的价值增长。

 

行业案例2:柯尼卡美能达助力汽车配件领域标杆企业实现财务票据数字化管理

 

 

票据工作一直是企业财务工作中的重要内容,而台账手工记账,发票处理效率低下的问题在许多具有一定规模的企业中普遍存在。华东地区某汽车配件领域的标杆企业,随着企业规模的不断壮大,业务往来的逐渐繁杂,传统账目和票据管理方式的缺陷愈发凸显。为此,全球领先的数字化整合增值服务商——柯尼卡美能达为其提供了“印核票据管理解决方案”,以先进的票据信息技术替代费时重复的人工操作,从而大幅提升了该企业的工作效率,帮助其实现了高效的财务票据数字化管理。


自动化信息处理 解放人力提升效率

传统的账目发票处理方式会使企业财务部门被大量账务数据和发票淹没,财务人员疲于奔命。在采用柯尼卡美能达印核票据管理解决方案前,该企业的发票处理工作费时费力,1000多张涉及采购的外来原始凭证需要4到5名员工共同进行手工台账登记,校验发票后抵扣联还需逐一扫描后上传至国家税务系统,效率相当低下。而印核票据管理解决方案提供了自动发票数据采集功能并能与国税底账系统打通,精准采集发票信息,校验发票无需一条条核对,只需核对日期、发票号、总金额、税额这些重要要素即可。如今,同样处理1000多张票据只需2名员工即可完成,可谓是大大解放了企业的人力和时间成本。


进项发票综合管理 自动提醒全面监管

发票流通过程中缺乏统一监管也是困扰该公司的难题之一。该企业的财务负责人介绍道:“以前发票从供应商到企业物流部门,再从物流部门的经办人员到业务领导,直至物流部执行总监签字,这个流程不仅漫长,流转过程中还时常会发生发票遗失、遗忘,过了发票有效期等棘手问题。”

柯尼卡美能达印核票据管理解决方案可以对发票全生命周期进行监控、管理。每张发票经扫描后录入系统,到期发票系统会自动提醒,进项发票在企业内部流转过程中,也能让相关人员实时捕捉执行进度,避免了票据在企业内部流转、签收过程中遗失的风险。同时也可以有效规避传统台账存在的没有票面明细内容,或供应商进项开票不规范的情况发生。


柯尼卡美能达印核票据管理解决方案
柯尼卡美能达印核票据管理解决方案


此外,该企业还利用印核系统进行了二次接口开发,通过柯尼卡美能达印核票据管理解决方案,该企业可以直接从公司系统中获取订单和发票信息,实现企业内部三单比对,进一步提升了效率。


快速验伪验重 降低企业税务风险

柯尼卡美能达印核票据管理解决方案还帮助该企业建立了标准的发票数据仓,无论是票面信息数据还是影像一旦采集入系统,都可实现高效的自动流程管理,无论是电子发票的验重还是发票验伪,都可快速实现。这个流程的变革不仅大幅提升了票据查验的效率,更避免了现金报销时,财务人员无法及时查验发票真伪的难题,对企业税务风险起到了很好的监管作用。

作为全球领先的数字化解决方案增值服务商,柯尼卡美能达一直致力于根植客户需求,为其提供切合其自身需要的个性化解决方案。柯尼卡美能达印核票据管理解决方案为企业财务工作带来了显而易见的改善,不仅解放了财务人员,更让整个公司的走账及业务流程更加流畅,为企业的高速发展奠定了坚实的基础。

 
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